Pre-mediation: Preventieve versterking samenwerking

Wat is pre-mediation?

Pre-mediation is een vorm van begeleide gespreksvoering onder leiding van een neutrale mediator. Het doel is niet om een bestaand conflict op te lossen, maar juist om toekomstige conflicten te voorkomen. Door aan het begin van een samenwerking essentiële en soms gevoelige onderwerpen te bespreken, creëren partijen duidelijkheid en een gezamenlijk gedragen visie. Deze aanpak is cruciaal voor startups, scale-ups, en nieuwe teams binnen het MKB die een open en transparante bedrijfscultuur nastreven. De gemaakte afspraken kunnen worden vastgelegd in een (samenwerkings)overeenkomst, zoals een founder’s agreement.

Waarom Pre-mediation?

Elke samenwerking begint met goede bedoelingen, maar de dynamiek van ondernemen brengt onvermijdelijk uitdagingen met zich mee. Pre-mediation helpt om:

• Conflicten te voorkomen: Door potentiële conflictbronnen vroegtijdig te identificeren en bespreekbaar te maken, wordt de kans op escalatie in de toekomst aanzienlijk verkleind.
• Een sterke basis te leggen:Het proces versterkt de onderlinge relatie en het wederzijds begrip. Het bouwt aan een cultuur van open communicatie en vertrouwen.
• Duidelijkheid te scheppen: Verwachtingen over rollen, verantwoordelijkheden, inzet en beloning worden expliciet gemaakt, wat frustratie en inefficiëntie voorkomt.
• Tijd en geld te besparen: Het preventief aanpakken van mogelijke geschilpunten is aanzienlijk efficiënter en voordeliger dan het oplossen van een geëscaleerd conflict in een later stadium.

Onderwerpen bij Pre-mediation

Afhankelijk van de aard van de samenwerking, begeleidt de mediator het gesprek over diverse cruciale onderwerpen. Voor startende ondernemingen en nieuwe partnerschappen komen onder meer de volgende thema’s aan bod:

Visie en commitment

• Gezamenlijke visie en waarden: Wat is het hogere doel van de organisatie en welke normen en waarden zijn leidend?
• Persoonlijke drijfveren: Waarom stapt ieder teamlid in deze onderneming?
• Inzet en balans: Wat is de verwachte inzet in uren, hoe worden prestaties gemeten en hoe wordt de werk-privébalans bewaakt?

Organisatie en samenwerking

• Rollen en verantwoordelijkheden: Wie doet wat en wie is waarvoor verantwoordelijk?
• Besluitvorming: Hoe worden beslissingen genomen, met name als er geen consensus is?
• Communicatie: Hoe en hoe vaak wordt er gecommuniceerd en feedback gegeven?
• Conflicthantering: Wat is de procedure als er toch een geschil ontstaat?

Eigendom en financiën

• Aandelenverhouding: Hoe worden aandelen verdeeld (eventueel met vesting-clausules)?
• Salaris en compensatie: Welke afspraken worden er gemaakt over beloningen?
• Investeringen: Hoe wordt omgegaan met toekomstige investeringsrondes?

Toekomstige veranderingen

• Groei en tegenslag: Hoe gaat het team om met snelle groei of onverwachte problemen?
• Exit-strategie: Wat gebeurt er als een oprichter wil of moet vertrekken (leaver clause), en wat zijn de plannen bij een eventuele overname?

Voor wie is pre-mediation?

Pre-mediation is een waardevol instrument voor iedereen die een nieuwe zakelijke samenwerking aangaat of de fundering van een bestaande samenwerking wil versterken. Contuo richt zich met pre-mediation met name op:

• Oprichters van startups en scale-ups
• Nieuwe of fuserende teams binnen organisaties
• Maatschappen en VOF’s
• Familiebedrijven bij bedrijfsoverdracht of -opvolging
• Joint ventures en andere zakelijke partnerschappen

Als er al conflicten spelen dan is de aanbeveling direct voor zakelijke mediation of arbeidsmediation te kiezen.

De investering in jullie toekomst

De kosten voor een pre-mediation traject zijn afhankelijk van de complexiteit van de samenwerking en het aantal sessies dat nodig is om alle relevante onderwerpen te behandelen. Zie het niet als kosten, maar als een cruciale investering in een gezonde, productieve en duurzame samenwerking. Een investering die zich vele malen terugverdient door het voorkomen van kostbare conflicten in de toekomst.